Problemverständnis

In dieser Phase steht das Verständnis des Problems im Vordergrund. Ziel ist es, von Annahmen zu tatsächlichem Wissen zu gelangen. Indem das Problem aus verschiedenen Stakeholder Perspektiven betrachtet wird und daraus Erkenntnisse generiert werden, wird das Problem gezielt eingegrenzt. 


Ergebnisse dieser zweiten Arbeitsphase sind


Problemdefinition

Problemdefinition im vediso-Innovationsframework

Die Inhalte der Problemdefinition sind das Ergebnis der zweiten Arbeitsphase Problemverständnis und bilden die Entscheidungsgrundlage für das Gate I.

Die Problemdefinition fasst das gewonnene Problemverständnis sowie die Teilaspekte und deren Relevanz zusammen. Besonders wichtig ist hierbei die Klärung, was die Ursachen und Hintergründe des Problems sind und welche Zielgruppe das Innovationsvorhaben adressiert.

Außerdem soll die Problemdefinition helfen, den Kontext des Problems umfassend zu verstehen und zu dokumentieren. Zum Kontext gehören etwa die Stakeholder*innen oder auch die Frage, welche unternehmerische Relevanz das Problem hat.

Die Problemdefinition soll das (grundlegende) Problem möglichst prägnant beschreiben und auch von anderen Problemstellungen abgrenzen.


 Ist das Problem erst einmal verstanden, so ist die Lösung meist offensichtlich.

 - Albert Einstein -

Problemdefinition - Erkenntnisse aus Arbeitsphase II Problemverständnis

  1. Was ist das Problem und / oder wer hat welche Herausforderung?

  2. Warum besteht das grundlegende Problem?

  3. Welche Teilaspekte des Problems gibt es und welche Relevanz haben sie?

  4. In welchem Kontext und unter welchen Rahmenbedingungen tritt das Problem auf?

  5. Ist das Problem unternehmerisch-strategisch relevant? Warum?

  6. Wen betrifft das grundlegende Problem?

  7. Für wen soll eine Lösung entwickelt werden?

  8. Welche Stakeholder wurden berücksichtigt?

  9. Ist das Problem unter Berücksichtigung aller relevanten Stakeholderperspektiven umfassend und ausreichend analysiert?

  10. Welche Aspekte des Problem sollen nicht bearbeitet werden?

  11. Welche konkrete Fragestellung soll bearbeitet werden?

Übersicht zur Problemdefinition inkl. Vorlage


Methodenempfehlungen für das Problemverständnis

Erläuterung

Stakeholder Mapping hilft dabei, die Stakeholder einer Problemstellung zu erkennen und zu priorisieren. Mit einer Stakeholder Map kann man besser verstehen, wer alles von den Aktivitäten und Entscheidungen im Zusammenhang mit dem Problem betroffen ist.

Die Methode ist schnell und mit wenig Aufwand zu Beginn eines Vorhabens zu erstellen. 

Schritte 

  1. Benennung der Problemstellung und Identifizierung der Stakeholder

  2. Stakeholder-Analyse durchführen: Für jede Stakeholder(-Gruppe) die Interessen am Innovationsvorhaben und die Auswirkungen der Innovation auf sie bestimmen.

  3. Stakeholder auf der Stakeholder Map zuordnen. Bei Bedarf Beziehungen und Zusammenhänge visualisieren.

  4. Die Stakeholder Map analysieren und daraus Strategien ableiten, z.B. zur Vorhabenplanung, Priorisierung, Involvierung, Kommunikation, Ressourcenverteilung etc.).

Beispiel 

Vorlage

Erläuterung 

Die 5 Why Methode hilft, um Ursache-Wirkungs-Ketten schnell und ohne große Vorbereitung zu klären. Mit der wiederholten Warum-Frage können (auch komplexere) Problemstellungen eingehend verstanden werden, um die grundlegende Ursache zu identifizieren.

Die 5 Why Methode ist gut durchführbar in kleinen bis mittleren Teams und geeignet, um mit der Zielgruppe mit geringer Vorbereitung gemeinsam das Ausgangsproblem zu analysieren.

Schritte 

  1. Einladung eines Expert*innenkreises, d.h. Personen, die mit der Problemstellung betraut sind und zur Ursachenanalyse beitragen können (Betroffene, Expert*innen, Entscheidende).

  2. Präzise Erläuterung der Problemstellung, sodass der Expert*innenkreis informiert ist, worum es geht.

  3. Wiederholte Anwendung der "Warum"-Frage, bis die grundlegende Ursache der Problemstellung identifiziert ist. Dabei sollte eine vertrauensvolle Atmosphäre geschaffen werden, worin objektiv und neutral ohne Schuldzuweisungen geantwortet werden darf.

  4. Abzweigungen zulassen, vor allem, wenn Prozesse und Zusammenhänge vielschichtig sind. Aus der Vielfalt (z.B. durch anderen Fragenfokus oder andere Antworten) ergeben sich weitere Erkenntnisse.

Nachdem die grundlegenden Ursache gefunden wurde, gilt es dann, nach Lösungen zu suchen und Maßnahmen abzuleiten. Es ist ratsam zu prüfen, ob die Maßnahmen das Problem gelöst haben. Falls nötig, sollte man die Ursachen nochmal untersuchen.

Beispiel 

vgl. 1

Vorlage

In Kürze verfügbar



Erläuterung

Explorative Interviews helfen, die Sichtweisen von Nutzenden oder Betroffenen besser zu verstehen. Dabei steht die Perspektive der Nutzenden im Mittelpunkt, sodass man das Problem aus ihrer Sicht erfassen kann.

Explorative Interviews brauchen relativ viel Zeit für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung. Sie erfordern gute Methodenkompetenzen und Verfügbarkeit der Nutzenden.

Schritte 

  1. Vorbereitung der Interviews wie z.B. Erstellung eines Interview-Leitfadens, Gestaltung des Settings, Vorbereitung des Einstiegs, Materials und der Dokumentation etc.

  2. Durchführung der explorativen Interviews, im Idealfall mit mindestens zwei Personen (ein Interviewer*in, ein Dokumtentierende*r, ggf. ein Beobachter*in). Wesentlich bei der Durchführung ist eine vertrauensvolle Atmosphäre zu schaffen, offene Fragen zu stellen, aktiv zuzuhören und bei Bedarf nachzufragen, ob etwas richtig verstanden wurde.

  3. Nachbereitung des Inteviews, indem die Daten ausgewertet werden und daraus Erkenntnisse formuliert werden.



Erläuterung

Die Beobachtungsmethode hilft, ungefilterte Einblicke und Informationen zu einer Problemstellung zu bekommen. Insbesondere wenn die Zielgruppe Dinge nicht bewusst wahrnimmt oder sie als unwichtig oder irrelevant einschätzen.

Beobachtungen durchzuführen benötigt viel Zeit. Es ist wichtig, dass die Beobachtungsituation möglich ist - das kann zum Beispiel im Pflegebereich schwierig sein. Tools wie Empathy Maps oder POEMS können bei der Beobachtung unterstützen. Denn das "Richtige" zu beobachten ist nicht immer einfach und erfordert gute Methodenkompetenzen.

Schritte

  1. Passende Beobachtungsform zur Problemstellung wählen. Hierbei sollten vor allem die Verfügbarkeit und Machbarkeit sowie die verfügbaren Ressourcen geprüft und festgelegt werden.

  2. Vorbereitungen zur Beobachtung treffen: Problemstellung und Hypothesen formulieren, Analyseeinheiten festlegen, Beobachtungsbogen definieren, Beobachter*innen schulen, Setting klären.

  3. Beobachtung durchführen.

  4. Auswertung der Beobachtungen und Ableitung von Erkenntnissen.

Beispiel 

  • Problemstellung: 
    Die Notunterkunft für Obdachlose wird trotz hohem Bedarf wenig frequentiert und von der Zielgruppe weitestgehend vermieden.

  • Gewählte Beobachtungsform: 
    Nicht teilnehmende, offene, direkte Feldbeobachtung in der Notunterkunft.

  • Hypothesen: 
    1. Die Notunterkunft erbringt alle Leistungen zur Befriedigung der essentiellen Bedürfnisse der Obdachlosen. 
    2. Die Notunterkunft ist niedrigschwellig und lebensweltnah.

  • Analyseeinheiten: 
    Infrastruktur, Leistungen / Service, Zugänge

  • Beobachtungshilfen: POEMS und Empathy Map

Vorlagen

 POEMS ist eine Beobachtungshilfe, um Nutzer*innenerfahrungen und -bedürfnisse besser zu verstehen. 

Der Name ist eine Zusammensetzung der Anfangsbuchstaben der fünf definierten Beobachtungskategorien: 
Personen, Objekte, Umfeld (englisch environment), Mitteilungen und Services. 
Die Gliederung in die verschiedenen Kategorien ist eine Hilfestellung für die beobachtende Person, den Fokus 
der Beobachtung strukturiert auszurichten und zu notieren.


 Empathy Map ist eine Beobachtungshilfe, um Nutzer*innenerfahrungen und -bedürfnisse besser zu verstehen. 

Als Beobachter*in versetzt man sich in die Lage der zu beobachtenden Person. Aus der Perspektive der zu beobachtenden Person ("Nutzer*in") werden Beobachtungen in den verschiedenen Kategorien notiert:

  • Mögliche Gedanken und Gefühle der Person

  • Was die Person sieht

  • Was die Person hört

  • Was die Person sagt und tut

Im Feld "Probleme" werden mögliche Herausforderungen, die die zu beobachtende Person in dem Szenario betrifft, vermerkt. 
Im Feld "Vorteile" werden mögliche Vorteile für die zu beobachtende Person in dem Szenario vermerkt.